Przewodnik po organizacji udanego koncertu

Określenie typu wydarzenia, wybór miejsca, budżet, bezpieczeństwo i formalności

Jednym z pierwszych aspektów, przy którym warto zatrzymać się na dłużej jest oczywiście określenie typu muzycznego wydarzenia. Czy ma to być może solowy występ artysty, koncert zespołu czy też jakiś większy festiwal, na którym wystąpi co najmniej kilka gwiazd? Ten punkt jest ściśle związany z wyznaczeniem budżetu na organizację muzycznego przedsięwzięcia.

Organizator musi przecież wiedzieć, ile pieniędzy ma do dyspozycji i na co konkretnie może sobie pozwolić. Kwestie finansowe obejmują swoim zasięgiem m.in. ustalenie ceny za bilety. Równie ważny jest wybór miejsca na zorganizowanie koncertu. Niektóre eventy odbywają się na świeżym powietrzu (głównie wiosną i latem), a inne na wynajętej sali (jesienią i zimą).

Dobór miejsca wpływa na spięcie całego budżetu, dlatego lepiej zabrać się za to z odpowiednim
wyprzedzeniem. Co jeszcze jest ważne przy organizacji muzycznego wydarzenia? Na pewno:

• bezpieczeństwo uczestników koncertu – warto pomyśleć o wyznaczeniu ewentualnych
  dróg ewakuacyjnych i podpisaniu umowy z renomowaną agencją ochrony,
• załatwienie niezbędnych formalności – można to zrobić samodzielnie (składając
  dokumenty m.in. u odpowiednich urzędników i władz miasta) lub z pomocą profesjonalnej
  firmy eventowej.

Jak widać, na organizatorach koncertów spoczywa wiele istotnych obowiązków, lecz nie należy się tym załamywać! Wiele będzie zależało od doświadczenia oraz stopnia zaangażowania w realizację zaplanowanego wydarzenia.

Kwestie techniczne

Przedsięwzięcie muzyczne nie mogłoby się odbyć, gdyby organizatorzy nie zadbali o załatwienie
najważniejszych spraw technicznych. Co wchodzi w ich zakres? Otóż są to następujące punkty:

• przygotowanie sceny – m.in. pod kątem wielkości oraz odpowiedniego umiejscowienia,
• kwestie związane z nagłośnieniem – zebrana publiczność musi przecież słyszeć
  zaproszonych artystów, a gwiazdy nie powinny mieć żadnych problemów z dźwiękiem,
• kwestie dotyczące oświetlenia – najlepiej porozmawiać na ten temat z samymi artystami i
  skutecznie zestawić światło z nagłośnieniem, aby całość była harmonijna. Pozwala to na
  stworzenie wyjątkowej atmosfery koncertowej.

Obowiązki należące do tej grupy mogą być dość czasochłonne, ale nigdy nie powinno się ich lekceważyć. W końcu są to aspekty, które mają ogromny wpływ na samopoczucie artystów oraz zadowolenie uczestników koncertu, a na tym organizatorom muzycznych eventów powinno zależeć najbardziej.

Zaproszenie wybranych artystów i zapewnienie im odpowiednich warunków do występu

Dobry koncert kojarzy się przede wszystkim z uznanymi artystami. W pierwszej kolejności trzeba
jednak pomyśleć o tym, czy mają to być artyści rockowi, popowi, metalowi, jazzowi czy też może
reprezentujący jeszcze inny gatunek muzyczny.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby na jednej scenie zestawić ze sobą artystów należących do różnych gatunków, aby każdy słuchacz odnalazł na koncercie coś dla siebie. Nie każdemu organizatorowi uda się zaprosić największe gwiazdy polskiej sceny muzycznej, które mają terminy zaplanowane na co najmniej kilka najbliższych miesięcy.

Jest to również uzależnione od dostępnego budżetu. Im większe gwiazdy, tym większe pieniądze trzeba na nie wyłożyć, dlatego warto byłoby pomyśleć o znalezieniu sponsorów i transmisji live z organizowanego wydarzenia. Na pewno będzie to generowało dodatkowe pieniądze, które będzie można przeznaczyć m.in. na wynagrodzenie artysty, catering czy też ewentualne zapewnienie miejsca noclegowego. Artystów warto szukać już na kilka miesięcy przed organizacją wydarzenia, aby później nie trzeba było ich szukać jedynie na rynku lokalnym.

Oczywiście co innego, gdy koncert ma zostać zorganizowany dla lokalnej społeczności i przybiera nieco bardziej kameralną formę.

Promocja koncertu i łatwy zakup biletów

Wszystkie wspomniane wyżej kwestie są niewątpliwie bardzo istotne, ale koncert nie zainteresuje
uczestników, jeśli nie będzie odpowiednio wypromowany. W związku z tym wypadałoby sięgnąć
po wszystkie dostępne środki promocji, nawiązując przy tym współpracę z agencją marketingową. Działania promocyjne powinny być realizowane na następujących szczeblach:

• plakaty i ulotki,
• reklama w internecie,
• video marketing,
• promocja koncertu na platformie sprzedającej bilety, tak aby uczestnicy w krótkim czasie
  mogli zakupić bilet na interesujące ich wydarzenie.

Forma promocji za każdym razem powinna być dopasowana do charakteru organizowanego
wydarzenia, aby przypadkiem nie przeznaczyć na to zbyt dużych pieniędzy. W końcu organizator
mniejszego koncertu będzie dysponował ograniczoną ilością miejsc. Dostosowując się do
powyższych wskazówek śmiało można myśleć o zorganizowaniu wyjątkowego i profesjonalnego
eventu.