Jakie są etapy organizacji udanego koncertu? Poradnik krok po kroku

Od czego zacząć organizację koncertu?

Mogłoby się wydawać, że organizacja koncertu polega na wynajęciu przestrzeni, zaproszeniu artysty i sprzedaży biletów… ale nic bardziej mylnego. Zapomnij o tym, że uda Ci się zorganizować koncert samodzielnie. Przy takich wydarzeniach pracuje cały sztab ludzi odpowiedzialnych za wszystko: od sali, przez dźwięk czy oświetlenie, aż po bezpieczeństwo.
Dlatego pierwszym krokiem do celu jest zebranie odpowiedzialnego i kompetentnego zespołu , który będzie potrafił się zgrać i wykonywać zadania na czas. To, czy koncert się uda, zależy od wspólnej i indywidualnej pracy wszystkich członków ekipy.

Drugim krokiem jest podjęcie decyzji o tym:

• jaki masz budżet,
• jaki typ koncertu chcesz zorganizować (np. promujący płytę artysty, charytatywny),
• gdzie chcesz go zorganizować (np. w konkretnym mieście),
• kiedy chcesz go zorganizować (nie musisz określać dokładnie, możesz wstępnie wyznaczyć np. konkretny miesiąc, ponieważ terminy w głównej mierze zależą od dostępności lokalu oraz dostępności samego artysty),
• kogo chcesz zaprosić.

By dobrze wybrać miejsce koncertu, zastanów się, ile osób może na niego przyjść. Możesz posiłkować się danymi z koncertów innych, podobnych rangą artystów. Dodatkowo warto wybierać takie lokale czy stadiony, na których jest dobra akustyka. Najlepiej postawić na miejsca, w których już wcześniej odbywały się wydarzenia muzyczne.

Pamiętaj jednak o tym, że Twój budżet jest ograniczony (nawet jeśli jest bardzo duży, nadal jest w jakiś sposób ograniczony). Dlatego szukając miejsca czy nawet artysty, kieruj się zasobami finansowymi, byś nie poniósł straty.

Przykładowo: na koncert piosenkarki, która jest znana w niewielkim środowisku, np. konkretnego miasta, nie ma sensu wynajmować całego stadionu, bo szansa na zapełnienie wszystkich miejsc jest niewielka. Za to w przypadku takich gwiazd jak np. Rihanna czy Rammstein warto pomyśleć o większej przestrzeni.

Dokumenty, dokumenty i jeszcze więcej dokumentów

Nie możesz zorganizować koncertu ot tak. Czeka Cię przygotowywanie ogromnej ilości dokumentów. Umowy z członkami ekipy, konkretne plany działania, a później rozmowy z menedżerami artystów, dopełnianie formalności, rezerwacja lokalu i wszystkich niezbędnych pozwoleń to konieczność.

Bez tego impreza może zostać uznana za nielegalną, a Ty poniesiesz konsekwencje prawne.

Pamiętaj, że nie działasz w pojedynkę. Zacznij od umów dla ekipy, a później stwórzcie plan działania. Niech każda osoba będzie odpowiedzialna za konkretny obszar. Dzięki temu załatwianie formalności i niezbędnych dokumentów pójdzie jak z płatka.

Uwaga: jeśli chcesz zorganizować koncert charytatywny, musisz uzyskać konkretne, dodatkowe pozwolenia i spełnić wymogi prawne.

Umowa z zespołem czy artystą jest kluczowym elementem załatwiania formalności. To zabezpieczenie nie tylko dla artysty, który ma otrzymać honorarium za występ, ale także dla Ciebie. Gdyby artysta miał z jakichś powodów się nie pojawić, będziesz miał czarno na białym, jakie są w tej kwestii ustalenia, kto ponosi koszty i co dalej robić.

Nie możesz zapomnieć o przygotowaniu miejsca noclegowego dla artysty i jego ekipy. Przecież po koncercie będą musieli odpocząć, odświeżyć się i coś zjeść. Rzadko który artysta będzie chciał po prostu wrócić do domu czy wyskoczyć na burgera. Dlatego zarezerwuj miejsce w hotelu jak najbliżej miejsca koncertu.

Czas na promocję koncertu

Dopiero teraz, gdy masz wybranego artystę, miejsce i datę oraz podpisane wszelkie umowy, możesz zająć się promocją wydarzenia. Im lepsze przygotowanie, tym więcej zyskasz. Bilety same się nie sprzedadzą.

Co możesz zrobić?

• przygotować plakaty, billboardy i banery,
• odpalić kampanie w mediach społecznościowych,
• zadbać o reklamy w radiu i telewizji,
• zareklamować wydarzenie w Google,
• zorganizować konkursy, w których będzie można wygrać podwójne wejściówki na koncert,
• podjąć współpracę z influencerami, którzy będą opowiadać o wydarzeniu itd.

Sam widzisz, że opcji jest mnóstwo. Ważne jest jednak, by cała komunikacja była spójna. Na odbiór promocji wpływają m.in. kolory, szata graficzna, czytelność plakatów czy reklam, treści, a także samo miejsce koncertu oraz data i artysta, który ma się pojawić na scenie. W przypadku mniej znanych osób będziesz musiał napracować się przy promocji bardziej.

Organizacja koncertu nie jest prosta, ale ze zgraną ekipą idzie to znacznie lepiej niż gdybyś próbował działać w pojedynkę. Pamiętaj, by działać krok po kroku, wtedy o niczym nie zapomnisz, a fani będą wspominać koncert jako najlepsze wydarzenie w ich życiu.