Kulisy organizacji tras koncertowych znanych artystów

Określenie przedziału czasowego i kierunku trasy

Pierwsze prace związane z organizacją trasy koncertowej należy rozpocząć od dokładnego określenia przedziału czasowego, w którym taka trasa miałaby się odbyć. Zwykle taka trasa trwa kilka miesięcy, chociaż nic nie stoi na przeszkodzie, aby na początku zorganizować nieco mniejszą trasę – na kilka tygodni. Planowanie warto rozpocząć na co najmniej sześć miesięcy przed pierwszym koncertem, aby na miejscu wszystko zagrało, a artyści nie musieli się mierzyć z przykrymi niespodziankami. Najwięksi wykonawcy planują swoją trasę z minimum rocznym wyprzedzeniem, ponieważ wymaga to od nich:

• intensywniejszych kontaktów,
• załatwienia wielu formalności,
• rzetelnego dobrania miast, w których odbędą się koncerty,
• realizacji zaawansowanych działań promocyjnych.

Kluczowym aspektem jest również obranie właściwego kierunku trasy i ustalenie ile koncertów
ma się odbyć w danym przedziale czasowym. Trzeba przecież znaleźć czas na dojazdy, konserwację i ustawienie sprzętu, próby czy też odpoczynek. Poszczególne miasta na trasie powinny się znajdować po drodze, a więc jeśli będą to np. takie miasta, jak Gdańsk, Poznań i Kraków, najpierw należy zagrać w Gdańsku, potem w Poznaniu, a na końcu w Krakowie. To sprawdzony sposób na zaoszczędzenie czasu.

Porozumienie się z przedstawicielami miast i miejsc, w których mają się odbyć koncerty

Kolejnym ważnym krokiem jest jak najszybsze porozumienie się z przedstawicielami miast, w których mają się odbyć koncerty w ramach zaplanowanej przez artystę trasy. Trzeba przecież:

• ustalić warunki zorganizowania takiego koncertu,
• załatwić wszelkie urzędowe formalności,
• uzyskać pozwolenie na zorganizowanie dużego wydarzenia,
• zająć się kwestiami bezpieczeństwa,
• zająć się dobraniem konkretnych miejsc, w których artysta pojawi się na scenie.

Nie jest to łatwe i wymaga sporych umiejętności logistycznych oraz organizacyjnych. W związku z tym wykonawcy często współpracują ze specjalistami, którzy świetnie się na tym znają i mają w tym zakresie niezbędne doświadczenie.

Kwestie związane z dojazdem do konkretnych miast, przygotowaniami do występu, sprawami technicznymi i noclegami

Będąc już na tym etapie organizowania trasy koncertowej można poczuć się znacznie pewniej.
Pozostało zająć się m.in. kwestiami związanymi z dojazdami do konkretnych miast i przygotowaniami do występów. Chodzi o wybranie dogodnego środka transportu. Niektórzy artyści udają się w trasę samochodem, nocując po drodze w zarezerwowanych wcześniej hotelach, w których organizowane są koncerty, a inni wybierają się w trasę dużymi zespołowymi busami. To właśnie w nich można skutecznie wypocząć przed oraz po koncercie czy też znaleźć tam wszelkie niezbędne akcesoria techniczne. Na trasach koncertowych wszystko musi być dopracowane do perfekcji, dlatego nie należy lekceważyć:

• kwestii oświetlenia i nagłośnienia,
• współpracy z szeregiem doświadczonych specjalistów, którzy są m.in. dźwiękowcami, specjalistami PR oraz marketingowcami, technikami czy też osobami odpowiedzialnymi za przygotowanie sceny.

Jak widać elementów, na których trzeba się skupić jest całkiem sporo, dlatego nikogo nie powinien dziwić fakt, że znani artyści zabierają się za organizację trasy koncertowej nawet na rok przed jej startem.

Promocja trasy koncertowej i sprzedaż biletów

Na koniec pozostało się zabrać za skuteczną i szybką promocję trasy koncertowej oraz sprzedaż biletów. Znani artyści nie powinni mieć problemów z wypromowaniem swoich koncertów, m.in.
przy pomocy własnych mediów społecznościowych.

Warto jednak pójść o krok dalej i zdecydować się na współpracę z agencją marketingową, która przygotuje dla takich artystów odpowiednie materiały promocyjne, pojawiające się później w Internecie, mediach czy też miastach, w których zostaną zorganizowane pojedyncze koncerty. Równie istotna jest sprawna sprzedaż biletów.

W tym zakresie nie obejdzie się bez skontaktowania się ze sprawdzoną platformą, na której miłośnicy muzyki będą mogli zakupić bilety na jeden koncert lub też całą trasę koncertową (najlepiej zapewnić im przy tym zniżki). Jednocześnie na takiej platformie można się przecież skutecznie wypromować.

Sanah – ciekawy przykład na zorganizowanie małej, lecz niezwykle imponującej trasy koncertowej

Idealnym przykładem organizacji niesamowitej trasy koncertowej w trzech miastach jest polska
artystka Sanah. W 2023 roku zorganizowała ona trasę stadionową (Chorzów, Gdańsk i Warszawa)
pod tytułem “Uczta nad ucztami”. W każdym z tych miejsc stadiony były zapełnione, dzięki czemu Sanah zgromadziła na swojej trasie około 180 tysięcy osób! Jak widać wcale nie trzeba organizować kilkudziesięciu koncertów, aby zebrać na nich ogromne tłumy wiernych słuchaczy.