Jak organizować, żeby nie zwariować? O imprezach wielkiej wagi

Polski rynek festiwalowy (po pandemicznym przestoju) wrócił do funkcjonowania na wysokich obrotach i ma się całkiem dobrze. Ba, ma się świetnie. Podobnie jak rynek koncertowy, głównie biorąc pod uwagę koncerty dla masowej publiczności. Zagraniczne gwiazdy wielkiego formatu chętnie wracają do grania nad Wisłą, a i rodzimi artyści coraz częściej wyprzedają nie tylko hale widowiskowe, ale i stadiony. A bilety, choć ich niejednokrotnie wysokie ceny to zupełnie inny, długi temat, potrafią wyprzedać się na pniu. Na przykład – w kilka godzin. Albo w kilka minut.

Nie oszukujmy się, możemy patrzeć na siebie krytycznie i uznawać za nieszczególnie rozrywkowy naród, ale uwielbiamy wspólnie celebrować wielkie wydarzenia. Nieistotne, czy to newralgiczne rozgrywki w mistrzostwach świata w piłce nożnej, upstrzony gwiazdami kilkudniowy festiwal, czy stadionowe koncerty gwiazd formatu Beyonce albo Kendricka Lamara. Każde z tych wydarzeń wywołuje w nas całą masę emocji, z rosnącą ekscytacją na czele.

Udział w wielkoformatowym wydarzeniu to nie tylko odsłuch koncertu czy kibicowanie, ale pełne doświadczenie. Wspomnienia, dyskusje, ale też wszelkiego rodzaju bonusowe doznania – ogłuszający ryk tysięcy gardeł, blask scenicznych świateł, a w końcu też zapach – pełnej sali, poderwanego pyłu ze sprzed chwili zadeptanej trawy na polu koncertowym. Niby to wszystko drażni i przeszkadza, ale ten, kto festiwalowemu szaleństwu dawno dał się porwać wie, że za tymi elementami często tęsknimy. I lubimy do nich wracać.

Tylko, żeby się tym wszystkim cieszyć w pełni, musimy czuć się bezpieczni i ugoszczeni na miarę dużej imprezy. I wszystko to – a raczej kwestia zapewnienia tego wszystkiego – spoczywa na barkach organizatorów. I choć można się domyślać, że organizacja wydarzeń daje równą satysfakcję co samo uczestnictwo, to wiąże się ona z szeregiem wyzwań, które, im bliżej danego wydarzenia, tym bardziej mogą prowadzić do organizacyjnego chaosu.

Jak tego uniknąć? Przestrzeganie przepisów ustawy o imprezach masowych to jedno. Tylko co w momencie, gdy ustawa nie jest na tyle doprecyzowana, by obejmowała wydarzenie, które organizujemy? Albo gdy dzieje się coś nieprzewidzianego? Organizatorzy muszą wypracowywać własne (korelujące z przepisami) procedury. Nierzadko ucząc się metodą prób i błędów. Na przykład – jeszcze kilka lat temu imienne bilety wydawały się czymś egzotycznym i spotykały z oporem wśród widzów. Dziś trudno wyobrazić sobie bez nich większą imprezę. Nie tylko ogranicza to w pewnym stopniu fałszowanie biletów, ale “porządkuje” publikę już w momencie wejścia na obiekt. Skanowanie biletów daje żywy obraz tego, ilu uczestników weszło do obiektu w danym momencie. 

Ale, żeby doszło do momentu wpuszczania widzów na imprezę, potrzeba miesięcy (w przypadku największych gwiazd nawet lat) przygotowań. To oczywiste, ale bez organizacyjnych spotkań, negocjacji, dobrego planu, także zarządzania kryzysowego, ani rusz. Na długo przed eventem należy wiedzieć, gdzie będą bramki i ile ich będzie (w przypadku imprez plenerowych), ilu ludzi przez nie wpuszczać, gdzie znajdą się strefy gastronomiczne i toalety, ilu zatrudnić pracowników ochrony, ilu potrzeba ratowników medycznych, jak wobec tego planować budżet… Znowu, to tylko brzmi jak banały, ale na etapie planowania nie może umknąć żaden element.

I po to właśnie są dobre praktyki w organizacji imprez masowych. Począwszy od dobrej, opartej na zaufaniu współpracy pomiędzy organizatorem, promotorem, bileterią, firmą ochroniarską.

– Jeśli widz jest zaopiekowany już od samego początku, od momentu przejścia przez bramki, jeśli nie ma tam nerwów, niepotrzebnej agresji, to później jest już tylko łatwiej – mówił Paweł Szejka, dyrektor firmy ochroniarskiej FOSA. Podkreślił też, że na dobór zespołu, który będzie obsługiwał dane wydarzenie, ma wpływ wiele czynników. Przede wszystkim jego charakter – jeśli to koncert indie rockowy, 80 procent ekipy ochroniarskiej mogą stanowić kobiety, ale jeśli to już gala MMA, większość będą stanowić rośli mężczyźni.

Dobra opieka ekipy ochroniarskiej zależy także od umiejętności reagowania w sytuacjach kryzysowych, nawet tak z pozoru błahych, jak opóźniająca się godzina otwarcia bramek. Ewentualny problem lub jego brak z zarządzaniem oczekującym tłumem zależy w gruncie rzeczy od dobrej komunikacji. A także, jak podkreślił Marcin Stolarski z Agencji LIVE, od wcześniejszego przygotowania i zapewnienia “atrakcji” oczekującym: DJ-a, który umili czas przed imprezą czy dostępnej dla uczestników wody.

Dodatkowo, w przeciwieństwie do istniejących aren, w plenerze cała produkcja jest budowana od zera, od techniki, przez zaplecze, po ogrodzenie wyznaczające teren, podkreślał Stolarski. To z jednej strony stawia przed organizatorami wyzwania  pracy “polowej”, z drugiej wydaje się dawać nieco więcej swobody, niż dostosowanie się do istniejącego obiektu. Na przykład, PGE Narodowego, który w obliczu coraz większej liczby koncertów, musi wypracowywać własne systemy zarządzania widownią.

Decyzje, co do “crowd managementu”, czyli zarządzania tłumem, są podejmowane często nie tylko w oparciu o zasady bezpieczeństwa, ale też wymagania ujęte w riderach zagranicznych artystów. Obejmują każdy aspekt organizacji koncertu, od cen biletów po to, jak długo powinna zająć obsługa pojedynczej osoby na bramkach.

– Ustawa, która obowiązuje w Polsce, została przygotowana w 2009 roku, na Euro 2012. Została skonstruowana pod kątem tego, czego wymagała UEFA do przygotowania turnieju i nijak się ma do organizowania koncertu. Zresztą, słowo koncert nie pada w niej ani razu. Jest mecz piłkarski, impreza sportowa, a jeżeli chodzi o pozostałe wydarzenia, to imprezy artystyczno-rozrywkowe. To w żadnym stopniu nie przystaje do tego, co realnie robimy w kwestii koncertów. I problemem w tej współpracy nad koncertami jest prawo, które nie jest dostosowane do tego, co realnie robimy – mówił Jarosław Bogdanko z PGE Narodowego.

Przeczytaj też: 

• Najlepszy rok koncertowy w historii? W Polsce nie mamy na co narzekać!
• O czym pamiętać, idąc na koncert? Praktyczny poradnik dla miłośników muzyki
• Festiwalowy ekstremizm: Najbardziej nietypowe festiwale muzyczne na świecie

Przed organizatorami stoi więc wiele wyzwań. Zwłaszcza, że wobec bogatej oferty, oczekiwania publiki rosną. Bo nie mamy się czego wstydzić. Koncerty i festiwale w Polsce organizowane są na wysokim poziomie. Istotną w związku z tym kwestią, oprócz rzetelnego przygotowania organizatorów i promotorów jest to, by podnosić świadomość uczestniczenia w tego rodzaju wydarzeniach wśród samych uczestników. Euforia związana z imprezą nie powinna przesłonić tego, by przestrzegać regulaminów wypracowywanych przez organizatorów – co do tego, jak się zachowywać, co wnosić na teren imprezy, a często jak chronić swoje dane i… swoje bilety.

– To, nad czym warto byłoby popracować, to świadomość ludzi, nad  Przede wszystkim, żeby nie kupowali fałszywych biletów. Że powinni je kupować wyłącznie u autoryzowanego sprzedawcy, że nie powinni udostępniać biletów w social mediach razem z kodem kreskowym, a robią to regularnie i jest to dla nich abstrakcją, że ktoś go może skopiować, wygenerować i wkleić w PDF-a. Powinniśmy podziałać jeszcze z edukacją w tej dziedzinie – podsumował Tomasz Kiersnowski z eBilet.

Goście panelu “Wielkie wydarzenie, zero chaosu: dobre praktyki w zarządzaniu tłumem”:

Tomasz Kiersnowski, eBilet

Tomasz Kiersnowski, Event Services Manager w eBilet. Od 2018 roku kieruje zespołem Events w eBilet, dbając o sprawną organizację wejść na największe wydarzenia w Polsce, w tym Open’er Festival, Męskie Granie, koncerty Dawida Podsiadły i wiele innych. Jego zespół odpowiada za kompleksową obsługę biletową, w tym logistykę, skanowanie biletów, opaskowanie, punkty info i kasy, zapewniając uczestnikom szybki i bezproblemowy dostęp do wydarzeń.

Marcin Stolarski, Męskie Granie

Chciał zostać muzykiem a został event managerem. Posiada ponad dwudziestoletnie doświadczenie w kompleksowym zarządzaniu projektami w agencji LIVE. Specjalizuje się w organizacji dużych wydarzeń muzycznych, m.in. Męskie Granie oraz Inside Seaside, jak również mniejszych projektów artystycznych oraz kulturalnych.

Jarosław Bodanko, PGE Narodowy

Manager z 13-letnim doświadczeniem w pracy na największym stadionie w Polsce. Swoją przygodę z PGE Narodowym rozpoczął podczas Euro 2012 jako wolontariusz UEFA, a dziś jako Zastępca Dyrektora ds. Projektów Całostadionowych odpowiada za organizację i pozyskiwanie największych wydarzeń masowych o ogólnopolskim i międzynarodowym zasięgu.

Paweł Szejka, Fosa

Od 21 lat w branży, dziś jako Dyrektor i prokurent w FOSA Sp. z o.o. odpowiada za zabezpieczenie największych wydarzeń w Polsce. Na koncie ma koordynację ochrony ponad 2000 imprez, w tym Strefy Kibica podczas Euro 2012 (100 tys. osób), koncertu Rammstein, Orlen Warsaw Marathon, ŚDM 2016 i Igrzysk Europejskich 2023.

Prowadząca: Maja Strzelczyk

Maja Strzelczyk – doświadczona dziennikarka, specjalizująca się w analizie i relacjonowaniu wydarzeń sportowych. Łączy pasję do sportu z rzetelnością dziennikarską, dostarczając widzom i czytelnikom merytoryczne, dynamiczne i angażujące treści. Dzięki swojemu profesjonalizmowi i znajomości branży zyskała uznanie w świecie mediów sportowych. Karierę rozpoczęła w stacji Orange Sport, a następnie przez sześć lat związana była z Canal+ Sport.

W styczniu 2024 roku dołączyła do TVP Sport, co uznano za jeden z kluczowych transferów medialnych. Jest częścią formatu “FootTruck””i współpracuje z ElevenSports, łącząc działalność telewizyjną z internetowymi formatami sportowymi. Jest autorką programu “Audiochwile” na YouTube, w którym przeprowadza rozmowy z ciekawymi postaciami ze świata muzyki, kina, szeroko pojętej sztuki i innych.